Después de transformarse en una gran potencia económica, en la década de los 80s, Japón pasó a ser motivo de investigaciones, y es así que en los 90s cuando fue difundido el movimiento por la Calidad Total en el Occidente, siendo la metodología 5S la herramienta más utilizada principalmente para formar una cultura de combate al desperdicio, a la falta de orden, a la suciedad, a la falta de higiene y a la falta de disciplina para mantenimiento del orden y de la limpieza en los ambientes de trabajo.

Organizarse no es fácil, entre las actividades diarias, familiares y laborales es dificil y muchas veces el trabajo es llevado a casa o viceversa.  Por eso es importante mantener el equilibrio y la organización en especial en tu empleo para que no afecte tu desempeño laboral y rendimiento.

Pero sabemos que muchas veces es complicado conseguir un método que ayude a simplificar las cosas y en especial a organizarse.  A mediados de los años 60, la empresa Toyota creo una guía para mejorar el lugar de trabajo,hacerlos más organizados,limpios,y lograr así una mayor productividad y en especial mejorar el ambiente laboral.

El principal objetivo de la metodología es desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, el cual permita el correcto desempeño de las operaciones diarias, logrando así los estándares de calidad, de precio y condiciones de entrega requeridos por el cliente. Esta metodología está incluida dentro de lo que se conoce como MEJORA CONTINUA o “KAIZEN”

Se trata de 5S,que no es precisamente el modelo de un teléfono celular, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios básicos. Con el tiempo muchas son las empresas que han adaptado o aplicado esta metodología ya que sus beneficios son múltiples y ofrecen un mejor entorno laboral; así como gran productividad.

¿En que consisten las 5S?

Las 5 S´s abarcan desde un puesto ubicado en una línea de producción cualquiera hasta el escritorio en una oficina administrativa

Es muy sencillo,se me dice las 5S por los nombres que reciben en japonés: Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.

En español sería: clasificación, orden, limpieza, estandarización y mantener la disciplina, respectivamente.

"Las 5S: Orden - Limpieza - Disciplina” describe las cinco etapas que son: el Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Cada 'S' tiene un objetivo particular que en suma permiten sembrar la semilla de la mejora continua (Kaizen) en las organizaciones. Es muy recomendada por ser sencilla y de resultados inmediatos. Ello motiva al personal que aún no está acostumbrado a lograr objetivos de mediano y largo plazo.

Primer paso: Clasificación (Seiri)

El primer paso-clasificación-se refiere a separar las cosas innecesarias. Es decir,eliminar del espacio de trabajo-escritorio u oficina-lo que no sea útil.  Iniciar una revisión de lo que se usa menos, aquello que se emplea pocas veces al día y a la semana. Desechar,todo lo que usas en menos de un año,puedes venderlo o regalarlo. El objetivo clave de esto es aprovechar los lugares despejados.

Segundo paso: El orden (Seiton)

El segundo paso, es el orden, es decir, situar lo necesario. Esto tiene como objetivo organizar el espacio de trabajo de forma eficaz. Se aplica de forma muy sencilla, de ubicar e identificar los materiales necesarios, de manera que sean rápidos de conseguir, a la hora de utilizarlos y reponerlos.

Te recomendamos organizarlos-objetos- en orden de utilización. Definir las reglas del orden que ejecutaras, es importante tener las cosas que uses con frecuencia deben estar más cerca de ti. Los creadores del método recomiendan, los métodos de gestión visual para facilitar así el orden, la identificación de los elementos y los lugares del área.

El lema empleado es leitmotiv, que significa: un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar.


Tercer paso: La limpieza (Seiso)

El tercer paso es la limpieza. Suprimir por completo la suciedad. Se busca mejorar el nivel de limpieza en el área o lugar de trabajo. Tras haber cumplido los dos primeros pasos, de despejar y ordenar, cumplir con el tercero será sumamente fácil.

Debes identificar las fuentes de suciedad y buscar eliminarlas, de manera que no se reproduzcan nuevamente. Los especialistas aseguran que «se debe eliminar la anomalía en origen, facilitar la limpieza y la inspección, volver a dejar sistemáticamente en condiciones y sin olvidar que se debe limpiar, inspeccionar y detectar las anomalías».

Un operador por ejemplo, que limpia una máquina puede descubrir: • defectos de funcionamiento • fuga de aceite • una grieta que se esté formando en la cubierta • tuercas y tornillos flojos. • emanación de componentes que produzcan el enrarecimiento del aire.

Cuarto paso: Mantener o estandarizar (Seiketsu)

Ahora bien, ya haz completado las tres primeras fases. Es momento, de pasar al cuarto, la estandarización. Este tiene como fin señalar las anomalías, buscar que estas no aparezcan nuevamente, es decir, que no exista suciedad, y desorden, para ello se deben establecer normas y procedimientos.

Para este punto es importante formar al personal en los estándares necesarios, en este punto todos los empleados deben estar en la misma estación o punto. Todos deben saber exactamente qué responsabilidades tiene por adherirse a las 3 primeras S.

Quinto paso: Disciplinar (Shitsuke)

Por último se debe mantener la disciplina,en busca se seguir mejorando. Se requiere fomentar los esfuerzos en este sentido. «Mantener y revisar los estándares. Una vez que las 4S previas se han establecido se convierten en la nueva forma de trabajar. Mantener el enfoque en este nuevo método y no permitir un declive gradual hacia los antiguos métodos.Se debe convertir en un hábito y mejorar de forma continúa», señalan los expertos.

Beneficios de usar el método 5S

  • Mejorar la seguridad en el trabajo.
  • Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
  • Reducir gastos de tiempo y energía.
  • Mejorar la calidad de la producción y en especial.
  • Mejorar todas las condiciones de trabajo y autoestima laboral. Se hará más agradable y seguro ir a un sitio limpio y ordenado.

    •  Juan Carlos Cubeiro establece que las empresas más innovadoras se embarcan en una búsqueda sistemática de oportunidades. "La implementación de las 5S representa una buena excusa para la mejora continua, la búsqueda de oportunidades y la innovación de los procesos de trabajo dentro de las organizaciones".

    Sumando que «un gerente debe dedicar por lo menos el 50 por ciento de su tiempo al mejoramiento, y en la implementación de las 5S, su participación activa y continuada es crucial para optimizar el uso del tiempo».

    No olvides que "El resultado se mide tanto en productividad como en satisfacción del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo. La aplicación de esta técnica tiene un impacto a largo plazo", mantiene Cubeiro.

    Fuentes: SIGConsulting / Sistema Administrativo de Calidad, Universidad Autonoma de Nayarit / menteprofesional.com / 5S para la Mejora Continua y Guía Practica 5S para la Mejora continua de Jaume Aldavert, Eduard Vidal, Jordi Lorente J., Xavier Aldavert.